Mengapa invoice sangat penting bagi kelancaran bisnis?
Kelancaran suatu bisnis bisa ditentukan oleh penataan dokumen untuk penjualan, pengiriman, dan pembelian dalam bisnis tersebut seperti invoice. Sebagian orang awam mungkin mengira bahwa dalam proses jual-beli tidak diperlukan salinan ataupun pencatatan barang yang telah dibeli oleh pelanggan mereka.
Dari LINE, jika faktur ini dihubungkan dengan keuangan, invoice dijadikan dokumen untuk memudahkan dalam penghitungan laba dan rugi suatu bisnis.
Apa saja yang ada di dalam invoice?
Dalam invoice lazimnya tercantum apa yang harus dibayar oleh pembeli beserta nominalnya, jumlah item, nomor invoice, kontak perusahaan, jumlah pajak, termasuk ketentuan periode kapan pembeli harus membayar barang yang dikirimkan (Kompas).
“Toh, yang penting uang tetap masuk?” – Jika Anda berpikir demikian, Anda salah besar.
Jadi, pada pengusaha harus memahami invoice, simak pembahasan berikut:
Pengertian dan Peran Invoice
Invoice atau yang biasa disebut faktur, adalah bentuk dari bukti transaksi yang terjadi. Dalam KBBI, arti invoice adalah daftar kiriman barang yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pelanggan.
Faktur juga bisa diartikan sebagai perhitungan penjualan kredit yang diberikan oleh penjual kepada konsumen.
Dikutip dari Kamus Tokopedia, faktur tidak memiliki bentuk yang baku. Bentuk faktur bisa berbeda-berbeda tergantung perusahaan dan kebutuhan. Dalam sebuah faktur, biasanya juga tertera cara pembayaran dan status pembayaran dari sebuah transaksi. Jika pembayaran transaksi dilakukan dengan cara kredit, faktur haruslah memuat langkah-langkah pembayaran tiap termin hingga transaksi lunas.
Fungsi Invoice dalam Bisnis
Invoice secara umum digunakan sebagai alat bukti transaksi yang dilakukan oleh pembeli. Invoice juga berfungsi sebagai bukti penagihan, biasa dikirimkan ke pelanggan agar transaksi bersifat legal dan menjadi informasi tambahan untuk pembayaran.
Selain itu, invoice juga dapat membantu bisnis anda dalam proses pencatatan laporan keuangan. Agar transaksi tergolong valid, pihak pembeli dan penjual harus menyimpan bukti transaksi agar keuangan tercatat dengan rapi.
Beberapa bisnis mungkin memilki format faktur yang berbeda dari setiap kebutuhannya. Namun ada beberapa komponen penting yang harus terdapat di dalam invoice:
- Nomor invoice
- Purchase order/nomor order
- Delivery order (DO)/Surat Jalan (SJ) atau nomor transaksi
- Detail barang
- Sub-total
- Diskon
- Biaya pengiriman
- Biaya PPN (Pajak Penghasilan)
- Total Biaya
Contoh invoice dibawah ini bisa dijadikan referensi untuk Anda:
Cara membuat invoice sederhana
Invoice terbagi atas tiga jenis: Invoice Biasa, Invoice Proforma, dan Invoice Konsuler. Tetapi, yang akan dibahas adalah cara pembuatan invoice sederhana, yang biasa umum digunakan oleh pelaku Usaha Kecil dan Menengah (UKM).
Pembuatan invoice juga harus menyertakan beberapa komponen yang sudah disebutkan diatas agar terhindar dari ketidaksesuaian barang yang terjadi diantara penjual dan pembeli.
Ada dua cara untuk membuat invoice:
1. Secara manual
Pembuatan invoice secara manual dapat dilakukan dengan kertas atau dari komputer dengan menggunakan spreadsheet seperti Excel ataupun Google Sheets.
Keuntungannya menciptakan invoice secara manual yaitu Anda dapat menyesuaikan template, estetika, dan proses penulisan sesuai dengan bisnis Anda. Namun, kemungkinan untuk mengalami kesalahan administratif pun pula tinggi.
Selain itu, bila Anda menciptakan invoice secara manual maka buat melakukan pelacakan dokumen nantinya akan lebih rumit daripada menggunakan aplikasi.
2. Secara otomatis
Menggunakan aplikasi pada pembuatan invoice akan memudahkan kerja Anda. Apalagi jika perusahaan Anda perlu membuat invoice berjumlah banyak, maka lebih baik gunakan aplikasi yang dapat membantu proses penjualan dan pembelian secara digital.
Dengan demikian, maka pembuatan invoice lebih cepat, dan data akan terlacak dengan mudah.
Saat akan membuat invoice, dibutuhkan beberapa komponen yang sudah disebutkan di atas. Membuat invoice pula diperlukan kesesuaian dengan barang yang diterima pelanggan. Hal ini dilakukan agar terhindar adanya penolakan barang yang terjadi diantara penjual dan pembeli.
Lantaran itu, pentingnya invoice ini dibuat apabila proses pembelian serta pengiriman telah selesai dilakukan, ditandatangani dan disepakati antara penjual dan pembeli.
Membuat invoice juga perlu memperhatikan apakah invoice tersebut dapat digunakan untuk satu kali transaksi atau transaksi bertahap. Jika pengiriman produk dapat dilakukan secara bertahap, kamu bisa menggunakan invoice proforma sebelum menaruh invoice biasa waktu semua barang telah dikirimkan secara menyeluruh.
Namun, Anda tidak perlu khawatir karena LINKZ bisa membuatkan invoice bertahap untuk Anda secara otomatis tanpa ribet. Dengan aplikasi LINKZ, pekerja bagian gudang dapat mengeluarkan sebagian produk dan invoice akan sesuai dengan jumlah barang yang sudah dikeluarkan dengan otomatis.
Praktis bukan?
Selain aplikasi yang dapat membuat invoice otomatis dan notifikasi, ketahui fitur-fitur lainnya pada aplikasi LINKZ lebih lanjut:
Selain itu, LINKZ juga menyediakan fitur pengingat atau notifikasi apabila invoice hampir jatuh tempo dan pelanggan belum membayar.
Pelanggan bisa juga melihat invoice yang belum dibayarkan dan proses pembayaran tagihan akan jauh lebih mudah dengan menggunakan LINKZ.
Kami senang dapat membantu Anda membuat invoice yang efektif dan terbaik untuk bisnis Anda. #saLINKZmembangun
